Einen Übergang gestalten – ein neuer Vorstand wurde gewählt

Nach der Wahl eines Vorstands können mehrere Situationen eintreten. Die Stämme, Bezirke und Diözesen in der DPSG sind sehr unterschiedlich aufgestellt und haben eine eigene Kultur, sodass an dieser Stelle nur einige Grundzüge dargestellt werden können, die dann an die jeweilige Situation angepasst werden. Folgende Situationen nach einer Wahl sind denkbar: Alle, ein Teil oder keins der bisherigen Mitglieder des Vorstands sind nach der Wahl im neuen Vorstand vertreten. In der Satzung ist – im Gegensatz zu Leiterinnen und Leitern sowie Referentinnen und Referenten – nicht eindeutig geregelt, wie im Falle einer Neuwahl mit Delegationen des „alten“ Vorstands zu verfahren ist. Inhaltlich sinnvoll erscheint aber, schnellstmöglich im neuen Vorstand über die anfallenden Aufgaben zu beraten und danach die Delegation der Aufgaben mit den Beteiligten zu besprechen und sie danach durch den neuen Vorstand erneut zu berufen. Ebenfalls erhalten bleiben müssen die wichtigen Dokumente im Stamm, also Protokolle der Stammesversammlungen, Jahresabrechnungen der Stammeskasse, Protokolle der beschlussfassenden Gremien wie Stammesleitung und Stammesvorstand, Verträge über größere Anschaffungen, Verträge mit Mitarbeitenden und so weiter. Die Aufbewahrungspflicht beträgt hierfür in der Regel zehn Jahre.

Alle Mitglieder des Vorstands sind erneut gewählt worden

Wenn alle Mitglieder des Vorstands neu gewählt wurden, so erübrigt sich zwar eine Einarbeitung, jedoch sollte zeitnah mit der Planung der nächsten Amtszeit begonnen werden. Damit einher geht die Umsetzung der Ideen, die bereits vor der Wahl anstanden: • Was möchten wir bzw. ich persönlich in der nächsten Amtszeit verändern? • Wie möchten wir die Aufgaben im Vorstand verteilen? • Wie sieht es bei den delegierten Aufgaben an Referentinnen und Referenten aus? (Hier machen entweder persönliche Einzelgespräche oder ein Treffen mit allen Beteiligten Sinn um auch dies abzusprechen)

Die Referentinnen und Referenten, denen Vorstandsaufgaben übertragen werden, sollten erneut mit diesen Aufgaben betraut werden, wenn der Vorstand und die Person selbst dies auch möchten. Hierzu reichen formal Vermerke in den Protokollen der Vorstandssitzungen und den Protokollen der anderen Sitzungen aus. Um deren Arbeit jedoch zu würdigen, sollte auch bei der erneuten Beauftragung diese in einem angemessenen Rahmen stattfinden. Vielleicht im Rahmen der nächsten Stammesaktion oder mindestens öffentlich in einer Leiterrunde. Auf der Homepage der DPSG gibt es Vorlagen für Berufungsurkunden. Auch diese sind ein schönes Zeichen von Wertschätzung und verdeutlichen die Aufgaben und auch die Wichtigkeit der Unterstützung.

Der Vorstand besteht komplett aus neu gewählten Mitgliedern

Solltet es einen komplett neu gewählten Vorstand geben, so ist einerseits wichtig, als Team zusammen zu wachsen. Andererseits muss der Vorstand möglichst schnell arbeitsfähig werden, indem alle notwendigen Informationen, Dokumente und Arbeitsmittel auch im Vorstand vorhanden sind. Es braucht gewisse Zugänge, um die Arbeit des Stammes weitergestalten zu können. Dazu gehören NaMi-Anmeldedaten, Zugang zum Konto und zu den Kassenbüchern, vielleicht die Schlüssel zum Pfadfinderheim, Zugangsdaten zur Homepage, eventuell eine Liste der bisher eingesehenen Führungszeugnisse und so weiter. Hierzu sollten die ausgeschiedenen Mitglieder des Vorstands gut und wohlwollend unterstützen. Selbst wenn sie nicht mehr im Amt sind, ist es wichtig, dass eine gute Übergabe und Einarbeitung stattfindet. Einladungen zu Terminen im Bezirk und in der Gemeinde bzw. im Ort müssen weitergegeben werden. Ebenso sollte dem Bezirk und dem Diözesanverband sowie dem Ortspfarrer die Wahl bekanntgegeben werden. Ebenfalls weitergegeben werden sollte eine Liste über das vorhandene Material, ein aktueller Jahresabschluss der Stammeskasse, Protokolle von Stammesversammlungen und Leiterrunden, eine Übersicht über den aktuellen Ausbildungsstand und so weiter. Auch alte Listen und Dokumente wie Einladungen zur Stammesversammlung, Ausschreibungen für Fahrten und Lager, Anmeldungen für den Stamm, Aushänge zu bestimmten Aktionen sowie Einkaufslisten für wiederkehrende Feiern helfen sicherlich insbesondere im ersten Jahr der Vorstandszeit. Das alles kann in einem angenehmen Rahmen passieren. Wichtig ist, dass alle Beteiligten die Arbeit des Vorstands zu schätzen wissen. Sprüche wie „Das machen wir eh alles besser, denn die Friedenslichtaktion bei euch war langweilig!“ oder „Ihr bekommt

nichts von uns, wir haben uns schließlich auch alles erarbeitet“ haben hier keinen Platz. Jedes Vorstandsmitglied ist daran interessiert, etwas Gutes zu tun und macht dies freiwillig und so gut es geht. Mit diesem Bewusstsein, der Idee Baden-Powells „Die Welt etwas besser zu verlassen als wir sie vorgefunden haben“ und dem partnerschaftlichen Zusammenarbeiten kann eine gute Übergabe gelingen. Der Stamm gewinnt neben einem neuen Vorstand auch einen ehemaligen Vorstand, der gerne berät und eventuell noch für Aktionen zur Verfügung steht. Auch nach längerer Zeit werden höchstwahrscheinlich immer wieder Fragen auftauchen. Neben dem alten Vorstand sind auch die Referentinnen und Referenten im Stamm sowie die Bezirksund Diözesanebene, die Gemeinde vor Ort und der BDKJ gute Ansprechpersonen. Wenn ein neuer Vorstand schon direkt zu Beginn seiner Amtszeit diese Ebenen anspricht, hat das Vorstandsteam gute Chancen, sich schnell ein Netzwerk aus wichtigen Kontakten aufzubauen, das noch viele Jahre nützlich sein wird. Um all diese Dinge gut angehen zu können benötigt allerdings auch der neue Vorstand Zeit, um sich kennenzulernen. Dies gilt auch, wenn die Personen sich schon lange vorher kannten, denn das Zusammenarbeiten im Vorstand stellt eine neue Situation mit anderen Aufgaben dar. Sich für ein gutes Kennenlernen „im Amt“ Zeit zu nehmen, über eigene Ideen und Wünsche zu reden und gemeinsame Stunden auch außerhalb der Sitzungen, z.B. bei einem „Vorstandsspaßtag“ oder bei einem gemeinsamen Abendessen oder einer kleinen Radtour, zu verbringen ist wichtig. Auch ein Vorstand durchläuft ebenso wie die Leitungsteams und die Leiterrunde bzw. Stammesleitung Phasen der Gruppenentwicklung (siehe im Kapitel 4), die er so gut gestalten kann.

Der Vorstand besteht aus neuen und wiedergewählten Mitgliedern

Viele Meinungen gehen in die Richtung, dass diese Konstellation eine sehr gute für ein neues Vorstandsteam ist. Einerseits bleibt Erfahrungswissen erhalten, andererseits kommt „frischer Wind“ in den Vorstand, sodass alte, vielleicht überholte Strukturen aufgelockert werden können. Natürlich gibt es auch die Variante, dass ein Vorstandsmitglied bereits ein oder zwei Jahre im Amt ist und neue Mitglieder hinzugewählt werden. Die oben genannten Vorteile bestehen unumstritten und sicherlich hat ein solcher Vorstand gute Chancen, im Sinne des lebenslangen Lernens in der DPSG kontinuierlich passende Angebote (neu) zu entwickeln. Jedoch lauern auch hier Stolpersteine. Ein Vorstand, in dem ein Teil der Mitglieder neu ist, ist an vielen Stellen so zu behandeln und sollte auch selbst an vielen Stellen so handeln, als ob der gesamte

Vorstand neu wäre. Beim Vorstandsteam handelt es sich um eine neue Gruppe. Die Vorlieben, Fähigkeiten und Visionen jeder einzelnen Person sind anders und im Sinne eines guten Achtens aufeinander gehören all diese Dinge neu verhandelt. Sicherlich muss nicht jegliches Vorstandshandeln komplett neu ausgehandelt werden, aber der oder die Neue(n) im Team sollten zumindest informiert werden, aus welchen Gründen bestimmte Absprachen in der Vergangenheit getroffen wurden.

Praxistipp Absprachen mit neuen Vorstandsmitgliedern

Ganz praktisch würde sich dies vielleicht so anhören: „Wir haben uns bisher immer dienstags um 18 Uhr bei Tom zur Vorstandssitzung getroffen. So konnte Toms Frau zum Yoga und wir hatten einen großen Bildschirm, um auch mal am PC zu arbeiten. Würde dir das auch passen? Hier haben wir die Aufgabenliste des Vorstands. Deine Vorgängerin hat zwar einige Aufgaben übernommen, aber das heißt nicht, dass du dieselben Aufgaben übernehmen musst. Lass uns doch einmal zusammen überlegen, wer an welchen Aufgaben Spaß hat.“ Diese und so ähnliche Gespräche werden immer wieder anfallen. Wichtig ist: sowohl die erfahrenen Vorstandsmitglieder als auch die neuen haben Verantwortung dafür, dass dieser Prozess immer weiterläuft. Immer wieder haben Teams mit den Erwartungen von „Holund Bringschuld“ Schwierigkeiten. Wichtig ist es, solche Irritationen zeitnah anzusprechen und sich gegenseitig zu unterstützen. Gedanken wie „Schließlich ist Max der Neue, der kann ja schließlich fragen, wie es geht!“ oder „Die erzählen mir ja eh nicht warum das so gemacht wird und wissen eh alles besser, da frage ich doch nicht nach, dann wirke ich ja so, als ob ich nichts verstehe!“ gehören sehr schnell thematisiert. Gemeinsam kann ein Vorstandsteam dann Wege finden, wie es gemeinsam gut weitergeht. Die Fragen, die sich ein komplett wiedergewählter Vorstand stellen sollte, gehören zu den Fragen, die neu zu besprechen sind. Ebenso wie ein komplett neu gewählter Vorstand benötigt auch dieser Vorstand Zeit, um sich kennenzulernen und als Vorstand ein echtes Team zu werden.