Praxistipp zur Verteilung von Vorstandsaufgaben

Die regelmäßigen Aufgaben im Vorstand kann der Vorstand untereinander in gemeinsamer Absprache aufteilen. Selbstverständlich macht es Sinn, dafür zu sorgen, dass der Vorstand bei der Vielzahl der Aufgaben den Überblick nicht verliert und für sich selbst, den ganzen Stamm und auch die Partnerinnen und Partner um den Stamm herum (zum Beispiel in der Gemeinde oder im Bezirk) Klarheit herrscht. Ein ganz einfaches Instrument, um diese Verantwortlichkeiten zu regeln, ist eine Liste, in der die Aufgaben des Vorstands aufgelistet sind (am besten so, dass allen Beteiligten klar ist worum es geht). Diese Aufgaben werden im Vorstand untereinander aufgeteilt.

Eine solche Aufgabenliste könnte in etwa so aussehen:

Mögliche Aufgaben Marc Jenny Tom (Kurat)

Unsere Gremien Vorbereitung und Moderation Leiterrunde X

Protokoll Leiterrunde X Vorbereitung Vorstandssitzung X X

Moderation und Protokoll Vorstandssitzung Reihenfolge festlegen

Stammesversammlung X X X

Politische Vertretung Bezirksversammlung X X X BDKJ Versammlung X

Stadt-/Kreisjugendring X

„Arbeitskreis Jugend“ der Gemeinde X

Unsere Aktionen Friedenslichtaktion X

X X Jahresaktion (dieses (nächstes Jahr) Jahr)

Stammestag X

Osterfeuer X

St. Martinsmesse X X

Müllsammelaktion

Vorbereitung Sommerlagerplanung X

Pädagogische Arbeit

Begleitung Leitungsteam Wölflingsstufe X Begleitung Leitungsteam Jungpfadfinderstufe X

Begleitung Leitungsteam Pfadfinderstufe X

Begleitung Leitungsteam Roverstufe X

Ausbildung (Einstiege I und II und Information) X

Ansprechperson zum Thema „Kinderschutz“ X X

Finanzen

Kontakte X X X (Kassiererin, Kassenprüfenden) Zuschüsse beantragen X (Stadt, Jugendring, RdP, …) Geschäftsführung X X (Post, Protokolle, Einladungen schreiben, …) Vorstand im Rechtsträger X X

Kontakt zum Vorstand des Fördervereins X Kassenprüfung begleiten X

Material Kontakt zum Materialwart X

Angebote für Anschaffungen einholen X

Verleih von Material genehmigen (im Stamm) X Verleih von Material abklären X (andere Stämme, BDKJ, Gemeinde, …)

Öffentlichkeitsarbeit Facebook und Homepage X X Artikel schreiben, Zeitungen einladen bei Bedarf X

Zeitungsartikel und Bilderarchiv X Infos für das Flugblatt der Gemeinde weitergeX ben

Selbstverständlich ist eine solche Liste immer nur eine grobe Aufteilung. Es wird immer wieder Aufgaben geben, bei denen sich der Vorstand gegenseitig vertreten, unterstützen oder begleiten wird. Das heißt, dass eine solche Liste regelmäßig überprüft werden sollte. Zum Beispiel im Rahmen einer Vorstandsklausur oder Jahresplanung ist es sinnvoll zu überprüfen:

• Sind die aufgelisteten Aufgaben noch aktuell oder ist etwas hinzugekommen bzw. weggefallen? • Wie geht es jeder und jedem von uns mit den übernommenen Aufgaben? • Gibt es etwas neu zu verteilen? Möchte jemand eine Aufgabe abgeben oder einen Bereich neu übernehmen?

• Ist es uns als Vorstand noch möglich alle Aufgaben zu übernehmen oder möchten wir bestimmte Aufgaben entweder nicht mehr wahrnehmen oder an jemand anderen aus dem Stamm abgeben? • Ganz wichtig! Selbstverständlich dürfen und sollen sich die Vorstandsmitglieder auch loben und mitteilen, welche Punkte gut gelaufen sind. Dieser Punkt wird leider viel zu häufig vergessen.