Vorstände beziehen andere mit ein und gaben Aufgaben ab

Der Stammesvorstand beschließt, welches Mitglied des Stammesvorstands für die Führung der laufenden Geschäfte zuständig ist und welches Mitglied des Stammesvorstands den Vorsitz im Rechtsträger übernimmt, falls ein solcher vorhanden ist. Die Wahrnehmung aller anderen Aufgaben erfolgt nach Absprache.12 Was ein Vorstand alles an Aufgaben wahrnehmen soll und welche Punkte in der Satzung der DPSG hierzu genannt sind ist den meisten Mitgliedern der Leiterrunde nicht fremd und spätestens bei den Gedanken an die Aktionen des eigenen Stammes in der letzten Zeit wird höchstwahrscheinlich der Stammesvorstand auch eine wichtige Rolle innegehabt haben. Bei jeder Aktion dabei zu sein, den Stamm in der Gemeinde und im Bezirk zu vertreten, die Kasse zu führen, Zelte zu verleihen, Material zu sortieren, Leitungsteams zu begleiten, Aktionen vorzund nachzubereiten, Ausbildung zu organisieren und durchzuführen, …, sind viele und vielfältige Aufgaben. Viele davon geschehen im Hintergrund und werden von anderen gar nicht bemerkt. Doch muss ich als Vorstand alles selbst machen oder wie kann ich meine Leiterrunde einbinden? Wichtig ist es einerseits die Verantwortung zu übernehmen und die Aufgaben als Vorstand auch klar zu haben. Andererseits kann jeder Vorstand bei vielen Aufgaben auswählen, welche Aufgaben er selbst übernehmen möchte und kann und ob andere Personen mit Teilen der Vorstandsaufgaben betraut werden.

Berufung von Leiterinnen, Leitern, Referentinnen und Referenten

Die Berufung von Leiterinnen und Leitern ist eine Aufgabe des Stammesvorstands. Auch die Referentinnen und Referenten im Stamm, die bestimmte Aufgaben von dem

11 Vgl. Sommer (2017) Blog der DPSG 12 Satzung der DPSG (2017), S.7

jeweiligen Vorstand delegiert bekommen, sowie die Referentinnen und Referenten der Stufenund Facharbeitskreise auf Bezirks-, Diözesanund Bundesebene werden von den jeweiligen Vorständen berufen. Der Vorstand überträgt im Rahmen einer Berufung ganz bestimmte Aufgaben an diejenigen Personen, die berufen werden. Nach dem Einstiegsgespräch und dem Schritt 2 des Einstiegs spricht der Stammesvorstand die Berufung zur Leiterin bzw. zum Leiter aus. Grundlegend ist die Haltung des Vorstands, dass der Vorstand weiter verbindlich verantwortlich bleibt. Dieses Wissen muss sowohl im Vorstand klar sein als auch denjenigen vermittelt werden, die berufen werden. Bei Leiterinnen und Leitern passiert dies in aller Regel im Rahmen des Einstiegs. Es gibt gute Gründe, die Berufung nicht “irgendwie” oder “zwischen Tür und Angel” durchzuführen. Eine Berufung sollte einen angemessenen Rahmen haben und auch die Möglichkeit bieten zu vermitteln, was dem Vorstand inhaltlich wichtig ist. Wenn der Berufung zur Leitung ein angemessener Rahmen gegeben wird, wird eine größere Öffentlichkeit erreicht, z.B. im Gottesdienst, beim Stammestag, während des Lagers, …. Hier präsentiert sich nicht nur der Stamm, sondern es wird auch vorgestellt, wer in diesem Stamm aktiv ist. Vorstände sowie Leiterinnen und Leiter können ihr ehrenamtliches Engagement präsentieren und gleichzeitig darauf hinweisen, dass sich Leitende in der DPSG ausund fortbilden. Bei der Berufung von Leiterinnen und Leitern der Roverstufe gibt es eine Besonderheit. Laut Satzung werden „Die Leitungsteams der Rovergruppen […] von den Roverinnen und Rovern auf die Dauer von zwei Jahren nach Rücksprache mit dem Vorstand gewählt. Zur Leiterin/zum Leiter der Roverstufe kann gewählt werden, wer das 22. Lebensjahr vollendet und den Einstieg der Woodbadgeausbildung absolviert hat.“ Ganz praktisch heißt das, dass rechtzeitig vor Ablauf der zwei Jahre der Vorstand (bzw. das für die Roverstufe zuständige Mitglied des Vorstands) Kontakt mit der Roverrunde, sinnvollerweise über deren Sprecherinnen und Sprecher in der Leiterrunde, aufnimmt und gemeinsame Termine verabredet. In diesen Gesprächen sollte dann besprochen werden, ob die Roverinnen und Rover sich eine Veränderung wünschen oder eine Veränderung notwendig wird, da die bisherigen Leiterinnen und Leiter ausscheiden oder die Stufe wechseln möchten. Nach diesen Gesprächen kann im Rahmen der Leiterrunde oder auch darüber hinaus nach Interessierten für die Leitung der Roverstufe gefragt werden. Auch die Rover selbst dürfen selbstverständlich Vorschläge machen. Wenn geklärt ist, welche Personen sich ein Leitungsamt in der Roverstufe vorstellen können, kann die Roverstufe (geheim wie es bei Personalwahlen

in der DPSG vorgesehen ist) wählen und der Vorstand kann danach die Gewählten zu Leitenden ernennen. Sollten aus Sicht des Vorstands dringende Gründe gegen eine Ernennung sprechen, ist es wichtig, diese sehr schnell nach dem Vorschlag mit der Roverstufe und den Betreffenden zu besprechen, um die Bedenken des Vorstands zu transportieren. Die Anhörung der Stammesleitung und Mitglieder von Gruppen für die Berufung von Leitungsteams sind für den Stammesvorstand nicht bindend. Der Vorstand hat Berufungsfreiheit, da er auch die Verantwortung trägt. Das gilt selbstverständlich auch für alle anderen Leitungsteams.

Praxistipp: Delegation von Vorstandsaufgaben

Wenn der Vorstand sich entscheidet, bestimmte Aufgaben des Vorstands an andere Personen abzugeben, sollten auch diese Aufgaben ähnlich der Aufgabenliste im Vorstand aufgelistet werden.

Auch hier einige mögliche Beispiele:

Kasse führen, Überweisungen vorbereiten, Beiträge einziehen, eventuelle Maike, Roverleiterin Spendenbescheinigungen mit der Gemeinde besprechen

Material pflegen, Materialausleihe begleiten, Reparaturen bis 50 Euro eiDaniel, Wölflingsleiter genständig organisieren

NaMi-Datei pflegen, Mitglieder einTorsten, ehemaliger Vorstand, als und austragen, Listen für die Grup- „sonstiges Mitglied“ im Stamm penleitenden vorbereiten

Teilnahme an den Sitzungen „FachInes, Jungpfadfinderleiterin gruppe Jugend“ im Pastoralverbund

Einige finden die Liste vielleicht überflüssig, weil ja „irgendwie sowieso klar ist, was man als Materialwart, Kassiererin, etc. zu tun hat.“. Ganz so einfach ist es leider nicht, insbesondere dann, wenn Aufgaben delegiert werden, die mit den Finanzen des Stammes zu tun haben. Mit einer solchen Liste wird eindeutig geregelt, welche Aufgaben und welche Befugnisse vom Vorstand delegiert werden. So haben auch die Personen eine Handlungssicherheit, denen die entsprechenden Aufgaben delegiert wurden.

Auch wenn eine Liste ein gutes Hilfsmittel ist: gute und offene Absprachen zwischen den gewählten Vorstandsmitgliedern und den Personen, die den Vorstand unterstützen, sind das wichtigste, um klare Regelungen zu treffen und gemeinsam gute Ergebnisse zu erreichen.