Auf lange Sicht – die Personalplanung

Eine regelmäßige Aufgabe des Vorstands sollte neben der Betrachtung der aktuellen Situation auch die Personalplanung sein. Das hört sich erst einmal komisch an, schließlich arbeiten Vorstände sowie Leiterinnen und Leiter freiwillig und in der Regel ehrenamtlich in der DPSG mit. Weshalb also „Personalplanung“. Angenommen ein Stamm nimmt nach den Sommerferien eine große Anzahl neuer Wölflinge in den Stamm auf. Am Stammestag im September wechseln viele Mitglieder die Stufe und der Stamm erfreut sich über viele Wölflinge, Jungpfadfinder, Pfadfinder und Rover. Zwei Wochen nach dem Stufenwechsel in der Leiterrunde berichten fünf Leitungskräfte, dass sie im Oktober ein Studium beginnen werden und ab da nicht mehr zur Verfügung stehen. Gleichzeitig erzählt ein Ehepaar, die beide als Leitungskräfte aktiv sind, dass sie ein Kind erwarten und spätestens in vier Monaten aufhören werden. Selbstverständlich wird es in den meisten Fällen so sein, dass diese Informationen schon vorher irgendwie bekannt sind und vielleicht auch schon bedacht sind. Aber wie sieht es mit Leiterinnen und Leitern aus, die ihre Leitungstätigkeit beenden möchten?

In vielen Stämmen scheint es aktuell noch so zu sein, dass Vorstand und alle anderen im Stamm davon ausgehen, dass man immer „bis auf weiteres“ Leitungskraft ist, also immer weitermacht, bis man sich irgendwann aktiv dagegen entscheidet, weiter zu leiten. Vielleicht ist die Idee für einzelne Stämme passend, darüber nachzudenken ob eine Leitungstätigkeit auf einen bestimmten Zeitraum von z.B. zwei Jahre verabredet wird. Dies stärkt gegebenenfalls die Verbindlichkeit und erhöht die Transparenz in der Zusammenarbeit zwischen dem gesamten Stamm und der einzelnen Leitungskraft. Der Begriff Personalplanung beschreibt also die Gedankenspiele an die personelle Besetzung in der näheren und weiteren Zukunft. Die Personalplanung soll dafür sorgen, dass kurz-, mittelund langfristig im Stamm die passenden Personen auch zur Verfügung stehen. Wer genau zu den einzelnen Positionen (Leitungskraft, Materialwart, Öffentlichkeitsreferentin, …) passt, hängt oftmals neben bestimmten Interessen und Fähigkeiten auch vom Geschlecht ab, um die Teams auch mit Frauen und Männern besetzen zu können. Zum Thema Fähigkeiten und Interessen gilt zu bedenken, dass alle Leiterinnen und Leiter sowie alle anderen Erwachsenen in der DPSG in Entwicklung sind. Daher gilt es, nicht nur nach den bereits vorhandenen Fähigkeiten zu schauen, sondern auch die Interessen der jeweiligen Personen zu erfragen und auch zu berücksichtigen. Vielleicht möchte jemand die Stammeshomepage verwalten, die oder der zwar viel Zeit und Interesse hat, wo aber die speziellen Kenntnisse fehlen. Hier ist Kreativität gefragt: wer kann die Person einarbeiten und für Fragen zur Verfügung stehen? Gibt es einen VHS-Kurs oder sogar Ausund Fortbildungsveranstaltungen in den Jugendverbänden zu dem Thema? Haben Nachbarstämme eine gute Ansprechperson? Es soll auch für Erwachsene in der DPSG die Möglichkeit geben, möglichst viel zu lernen und das Programm mitzubestimmen. Als Überblick zum Thema Personalplanung hier eine Checkliste, um alles im Blick zu haben:

Checkliste Personalplanung:  Wie viele Kinder habe ich in den Stufen?  Wie werden sich die Stufen voraussichtlich in den nächsten ein bis zwei Jahren entwickeln (neue Kinder, Stufenwechsel, Ende der Roverzeit,…)  Wie viele Leitungskräfte haben wir momentan?  Wie sehen die aktuellen Leitungskräfte ihre Zukunft im Stamm? (auch bzgl. Wechsel der Stufe oder der Übernahme oder des Abgebens sonstiger Aufgaben im Stamm)  Wie viele Leitungskräfte haben wir vermutlich in ein oder zwei Jahren?  Wie sieht der vermutliche Bedarf an Leitungskräften aus?  Gibt es Personen, die gern einsteigen möchten? (Roverinnen, Rover, Eltern, Ehemalige, Quereinsteigende, Partnerinnen und Partner, …,)  Alle diese Schritte gelten ebenfalls für Mitarbeitende, Materialwartinnen und - warte sowie alle anderen Positionen im Stamm!