Kassenführung

Wie oben bei den Aufgaben des Vorstands beschrieben gehört zu den Vorstandsaufgaben “die Führung der Kasse des Stammes und die Rechnungslegung, soweit kein Rechtsträger vorhanden ist.”38 Somit und in den unten angegebenen Paragraphen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) ist eindeutig geregelt, dass der Vorstand die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Kasse und die satzungsgemäße Verwendung der Gelder trägt. Selbstverständlich kann der Vorstand diese Aufgaben auch an eine Kassiererin oder einen Kassierer oder eine Geschäftsführerin oder einen Geschäftsführer delegieren, also andere Personen mit der Führung der Kasse beauftragen. Selbstverständlich kann er diese Delegation auch wieder rückgängig machen und diejenige Person abberufen. Verantwortlich und im schlimmsten Fall auch mit dem Privatvermögen dafür haftend ist und bleibt der Vorstand. Weiteres hierzu findet sich zu Beginn dieses Kapitels.

Absprachen zwischen Vorstand und Kassiererin / Kassierer

In aller Regel wird der Vorstand Aufgaben des Vorstands delegieren, um selbst mehr Ressourcen für andere Aktivitäten zu haben oder um Fachwissen bzw. Fähigkeiten zu nutzen, das die Personen in den gewählten Vorstandsämtern aktuell (noch) nicht haben. Aus diesem Grund ist klar zu regeln, wie die Zusammenarbeit zwischen den gewählten Vorstandsmitgliedern und der Kassiererin oder dem Kassierer geregelt werden soll. Siehe hierzu auch Kapitel 1 zu Delegation von Vorstandsaufgaben. Sinnvolle Fragen, die in einem gemeinsamen Termin besprochen und schriftlich festgehalten werden, können sein:

38 Satzung der DPSG (2017), S.7

• Wie läuft die Kommunikation in Zukunft ab? (Nimmt die Kassiererin oder der Kassierer an den Vorstandssitzungen teil? Oder an jeder zweiten Sitzung? Oder vielleicht nur die erste halbe Stunde?) • Wer ist erste Ansprechperson aus dem Vorstand bei Fragen zur Kassenführung? (dies ist wichtig, um auch kurzfristig Fragen klären zu können und klar zu haben, wer sich verantwortlich fühlt; vielleicht kennt ihr die Situation, dass bei Fragen z.B. via E-Mail an mehrere Personen zunächst einmal niemand antwortet; diese Situation wird so vermieden) • Welche Aufgaben werden konkret übertragen? Führung der Bücher? Tätigen von Überweisungen? • Bis zu welchem Betrag darf die Kassiererin oder der Kassierer allein Überweisungen tätigen? • Ab welchem Betrag möchte der Vorstand die Überweisungen mitunterzeichnen oder zumindest direkt informiert werden? • Wie werden Auslagen erstattet? (gibt es zum Beispiel Geld für gefahrene Kilometer der Leitungskräfte? Wenn ja, wieviel Cent pro Kilometer und wie ist dies nachzuweisen? Gibt es ein Formular?) • Wie verhält es sich mit Kosten für Ausund Fortbildung? Gibt es ein Ausbildungsbudget für Leitungskräfte? • Wer beantragt Zuschüsse für Fahrten, Lager, Aktionen und Projekte?

Praxistipp Online Freigabe von Überweisungen

Um Überweisungen mit mehreren Personen tätigen zu können bedarf es keines persönlichen Treffens mehr. Die Geldinstitute bieten die Möglichkeit, dass eine Person (z.B. die Kassiererin oder der Kassierer) die Überweisungen vorbereitet und eingibt und eine andere Person diese Überweisungen online freigibt. Dies ersetzt häufig ein aufwendiges Kommunizieren mit Überweisungsträgern.

Die obenstehende Auflistung sicherlich nicht abschließend und es werden im Laufe der Amtszeit noch viele weitere Fragen auftreten. Es ergibt Sinn, ein gesondertes Dokument zu haben, in dem alle diese Absprachen auftauchen. Die wenigen Sekunden, die es dauert, neben einem Protokoll aus der Vorstandssitzung die Absprachen noch einmal zu kopieren und einzufügen sind schon beim ersten Mal, wenn alle Vorstandssitzungsprotokolle durchgeschaut werden müssen oder etwas schon Geklärtes erneut

beraten muss, wieder eingespart. Ein Datum und eine Notiz, wer alles anwesend war, runden eine gute Dokumentation der getroffenen Absprachen ab und machen sie für alle Beteiligten bindend.

Das Stammeskonto

Sicherlich wird der Stamm mindestens ein eigenes Konto haben. Hierbei ist darauf zu achten, dass Inhaber des Stammeskontos wirklich der Stamm ist und niemals eine Person aus dem Vorstand oder aus einem ehemaligen Vorstand und auch die Kassiererin oder der Kassierer sollten nicht Kontoinhaberin oder Kontoinhaber sein. Es gibt vereinzelte Banken, die bei einem nicht eingetragenen Verein (n.e.V.) nur Privatpersonen eintragen. Über die damit verbundenen Herausforderungen sollte man im Vorstand zumindest diskutieren. Wenn ein Konto eröffnet werden soll oder ein neu gewählter Vorstand ein Konto für sich zugänglich machen möchte, so benötigt man dafür den Auszug aus der Satzung der DPSG, in dem erläutert wird, wie die Vertretungsrechte des Vorstands sind, den Auszug, in dem festgelegt wird, wie der Vorstand zu wählen ist und eine Kopie des Protokolls der Stammesversammlung inklusive Anwesenheitsliste. Aus dem Protokoll muss hervorgehen, dass der Vorstand berechtigt ist den Stamm zu vertreten, also von der Stammesversammlung gewählt wurde. Ebenfalls notwendig sind Kopien der Personalausweise derjenigen Personen, die eine Vollmacht über das Konto erhalten sollen. Weiterhin kann der Vorstand (schriftlich) weiteren Personen, z.B. einer Geschäftsführerin oder einem Kassierer, Vollmachten erteilen. Um eine Stammeskasse führen zu können, benötigt man lediglich ein Kassenbuch (oder eine entsprechende Buchhaltungssoftware) und einen Ordner für Kontoauszüge und Ausgabebelege. Wer als Verein einen Rechtsträger für die finanziellen Geschäfte hat, benötigt selbstverständlich für diesen ebenfalls ein Konto. Die unten aufgeführten Punkte gelten dann für den Rechtsträger.

Die Kassenführung

Standard für die Führung des Girokontos und der Barkasse ist in der Regel ein fortlaufendes Kassenbuch, in das alle Buchungen nacheinander eingetragen werden. Verantwortlich dafür ist der Stammesvorstand, der wie oben beschrieben delegieren kann. Die Beauftragung allein einer Person (egal ob Mitglied des Vorstands oder nicht) ist

sehr sinnvoll, denn so weiß diese Person über alle Vorgänge auf dem Konto Bescheid. Bei mehreren Personen, die regelmäßig Einund Ausgaben vermerken und dokumentieren, besteht die Gefahr, dass ein Durcheinander entsteht. Ein Buchhaltungsprogramm (dies kann auch eine eigene Lösung mit einer Tabellenkalkulation oder auch ein Freeware-Programm sein), das eine Sortierung der Buchung nach bestimmten Kriterien (Kostenstellen wie z. B. Fahrtkosten, Material, Aktionen, ...) vornimmt, ermöglicht es, einen guten Überblick über die Finanzen zu erhalten. Auslagen einzelner Personen können via Onlinebanking schnellstmöglich beglichen werden. Bei größeren Vorhaben, z. B. Sommerlager, kann auch ein Vorschuss ausbezahlt werden, der später – nach Abschluss des Vorhabens – abgerechnet wird. Auch dieser Vorschuss muss erst einmal aus der Kasse ausgebucht werden und wird hinterher gemeinsam mit den Einzelbelegen des Lagers (sollte es einen Restbetrag geben) wieder eingebucht. Sämtliche Belege müssen selbstverständlich aufbewahrt werden und gut sortiert abgeheftet jederzeit zur Verfügung stehen, um die Ausgaben zu belegen. Die (gesetzliche) Aufbewahrungspflicht beträgt in der Regel zehn Jahre. Regelmäßig sollte die Kassiererin oder der Kassierer den Vorstand über den aktuellen Kontostand informieren. Bei Schwierigkeiten oder bei Unsicherheit bzgl. einzelner Vorgänge ist schnellstmöglich der Kontakt zum Vorstand zu suchen, um eine zeitnahe Lösung herbeizuführen. Zu den Kassen des Stammes gehören auch sogenannte Unterkassen, also zum Beispiel die Gruppenkassen. Mit der Auszahlung eines bestimmten Betrags an die Leitungskräfte, die diese mit ihrer Unterschrift bestätigen, ist es leider noch nicht getan. Denn auch die Leitungskräfte der Stufen müssen mit dem Geld verantwortungsbewusst und zweckdienlich umgehen. Um belegen zu können, dass Materialien für eine Aktion, Lebensmittel für die Gruppenstunde oder Eintrittsgelder für den Freizeitpark gekauft wurden, müssen auch diese Nachweise gesammelt werden. Es bietet sich an, die jeweiligen Kassen der einzelnen Stufen bzw. Gruppen mit der Kassiererin oder dem Kassierer jeweils abzurechnen und die Belege unter einer Kostenstelle bzw. einen Kostenträger (z.B. „Jungpfadfinder Trupp Adler Programmkosten“) zu verbuchen. Wenn Vorstände ihren Leitungsteams hierfür Abrechnungsvordrucke zur Verfügung stellen und dieselben Angaben wie bei der Führung der Stammeskasse (z.B. Material für Gruppenstunden, bestimmte Projekte, etc.) anlegen, so ist dies für eine spätere Zusammenführung oder eine Überprüfung der Kassenführung hilfreich.

Die Kassenprüfung

Mindestens einmal im Jahr wird eine Kassenprüfung durchgeführt. Da in der Stammesversammlung darüber beraten wird, ob der Vorstand „entlastet“ wird, sollte die Kassenprüfung auch vor der Stammesversammlung stattfinden. Eine solche Kassenprüfung bedeutet keinesfalls, dass der Vorstand bzw. die Kassenprüfenden dem Vorstand oder der Kassiererin oder dem Kassierer nicht vertrauen, sondern beweist dem Vorstand, den Mitgliedern und auch externen Personen und Institutionen, wie zum Beispiel dem Finanzamt und Förderern, dass im Stamm verantwortungsvoll mit dem anvertrauten Geld umgegangen wurde. Den Auftrag dazu hat der Vorstand von den Mitgliedern des Stammes mit der Wahl zum Vorstand erhalten. Es ist also die Pflicht eines Vorstands „Rechenschaft“ über die „Geschäftsführung“ abzulegen. Alle DPSG-Mitglieder eines Stammes haben das Recht zu erfahren, was mit den Einnahmen (z. B. den Mitgliedsbeiträgen) und Ausgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraumes (in der Regel ein Jahr) passiert ist. Somit sind die Kassenprüfenden auch diejenigen, die vor der gesamten Versammlung bezeugen, dass die Kassiererin oder der Kassierer (in Vertretung des Vorstands) gut gearbeitet hat. Die Kassenprüferin oder der Kassenprüfer bestätigt, dass mit dem Geld der Mitglieder verantwortungsbewusst umgegangen wurde. Laut Satzung müssen mindestens zwei Personen als Kassenprüferin oder Kassenprüfer gewählt werden. Es kann jedoch sinnvoll sein vielleicht auch drei Personen zu wählen, um trotz Krankheit oder anderen Terminschwierigkeiten auf jeden Fall mit zwei Prüfenden die Kassenprüfung durchführen zu können.

Die Kassenprüfenden

Die Kassenprüferinnen und Kassenprüfer müssen keine Mitglieder der DPSG sein. Sie müssen jedoch unabhängig und unbefangen sein. Es kann also weder jemand aus dem Stammesvorstand für dieses Amt gewählt werden noch darf er den Organen weisungsgebunden sein (z.B. bezahlte Mitarbeitende). Es sollte nach Möglichkeit vermieden werden, dass familiäre Beziehungen zu Mitgliedern des Vorstandes bestehen (Unbefangenheit/Compliance). Ganz praktisch gedacht bieten sich Eltern oder erfahrene Mitarbeitende anderer Organisationen oder Verbände aus dem Ort oder der Gemeinde oder auch Ehemalige aus dem Stamm hier in aller Regel an. Um sicher zu gehen, dass es Interessierte für dieses Amt gibt, kann auch schon vor einer Sitzung nach Kandidierenden gesucht werden.

Die Aufgaben der Kassenprüfenden

Die Kassenprüfung erfolgt in der Regel einmal jährlich. Hierzu sprechen die Prüfenden Termine mit dem Vorstand bzw. der Kassiererin oder dem Kassierer ab. In Anwesenheit der Kassiererin oder des Kassierers überprüfen die Prüfenden die Barkasse, das Girokonto und gegebenenfalls Sparkonten. Bei der Prüfung sollte auf die Vollständigkeit der Belege und ordnungsgemäße Verbuchung geachtet werden. Anschließend wird durch die Prüfenden ein kurzer Bericht erstellt in dem aufgeschrieben wird: • was geprüft wurde (Konto, Kasse) • wie geprüft wurde (stichprobenartig oder Durchsicht aller Belege) • wer geprüft hat • wann geprüft wurde • Anmerkungen der Prüfenden (Besonderheiten, was aufgefallen ist)

Hierbei prüfen die Kassenprüfenden nur die Organisation und die Nachvollziehbarkeit der Kasse. Inhaltliche Fragestellungen („Sollte wirklich der Pool angeschafft werden oder wäre ein neuer Hordentopf notwendiger gewesen?“) fallen nicht in das Aufgabengebiet der Kassenprüfenden. Der Bericht wird, gegebenenfalls mit Erläuterungen im Rahmen der Stammesversammlung, durch die Kassenprüfenden vorgestellt. Hierbei berichten die Kassenprüfenden, wie die Prüfung stattgefunden hat und ob es Verbesserungsvorschläge zur Kassenführung gibt. Anschließend gilt es, auch den Prüfenden für ihre Arbeit zu danken.