Datenschutz und erweiterte Führungszeugnisse

Wenn Leitende oder andere Mitarbeitende aus dem Stamm ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen, dürfen diejenigen, die Einsicht nehmen, nur dokumentieren, dass das Zeugnis eingesehen wurde und dass kein Eintrag bzgl. der in Paragraph 72a als Ausschlusskriterien genannten Paragraphen vorliegt. Der Gesetzestext aus §72 SGB8 hierzu lautet: Träger der öffentlichen und freien Jugendhilfe dürfen von den nach den Absätzen 3 und 4 eingesehenen Daten nur den Umstand, dass Einsicht in ein Führungszeugnis genommen wurde, das Datum des Führungszeugnisses und die Information erheben, ob die das Führungszeugnis betreffende Person wegen einer Straftat nach Absatz 1 Satz 1 rechtskräftig verurteilt worden ist. Diese Daten dürfen nur aufbewahrt werden, insofern dies dazu notwendig ist, diejenige Person von der Tätigkeit im Stamm auszuschließen. Der Vorstand (denn dieser ist für die Besetzung der Ämter im Stamm zuständig) muss festlegen, wem die Führungszeugnisse vorzulegen sind. Dies kann eine Person aus dem Vorstand sein. Grundsätzlich kann die Einsichtnahme auch an vertrauenswürdige Personen delegiert werden, z.B. um sicherzustellen, dass die Listen der Einsichtnahme gut und sicher aufbewahrt werden. Gleichzeitig kann der Vorstand so dem Konflikt entgehen, erweiterte Führungszeugnisse von eventuell guten Freundinnen und Freunden einsehen zu müssen. Einige Stämme haben daher den Ortspfarrer, eine Gemeindereferentin oder eine andere Person mit dieser Aufgabe betraut. Die Bundesebene der DPSG bietet eine Einsichtnahme über den Mitgliederservice der DPSG an. Die Bescheinigung über die Einsichtnahme kann jederzeit ausgedruckt werden. Dies kann notwendig werden, wenn z.B. eine Leitungskraft in einem anderen Stamm aushilft, auf einer weiteren Ebene aktiv ist oder in der Gemeinde (z.B. der Firmvorbereitung, bei den Sternsingern, …) mitarbeitet. Der Ablauf und die Dokumente werden auf der Seite https://dpsg.de/de/aktuelles/nachrichten-ueberblick/nachrichten/news/detail/News/fuehrungszeugnisse-in-nami-nutzen.html genau beschrieben. Dort finden sich auch alle unten aufgezählten Dokumente. Ebenfalls garantiert das Bundesamt die Einhaltung des Datenschutzes, die auch von Vorständen verlangt wird und folgendermaßen im Paragraph 72a SGB 8 beschrieben wird: Die Träger der öffentlichen und freien Jugendhilfe dürfen diese erhobenen Daten nur speichern, verändern und nutzen, soweit dies zum Ausschluss der Personen von der

Tätigkeit, die Anlass zu der Einsichtnahme in das Führungszeugnis gewesen ist, erforderlich ist. Die Daten sind vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen. Also dürfen weder das Jugendamt noch der Jugendverband eine Kopie oder Abschrift des vorgelegten erweiterten Führungszeugnisses anfertigen. Das Original verbleibt bei der Eigentümerin oder dem Eigentümer, also bei der Person, auf die es ausgestellt wurde. Sollten Leitungskräfte oder andere Personen, die im Stamm ihr erweitertes Führungszeugnis vorgelegt haben, ausscheiden, so ist die Dokumentation der Einsichtnahme spätestens nach drei Monaten zu löschen. Beginnt jemand gar nicht mit der Leitungstätigkeit und hat bereits ein Führungszeugnis vorgelegt, so ist die Dokumentation der Einsichtnahme unverzüglich (also so schnell wie möglich) zu löschen. Das erweiterte Führungszeugnis sollte bei der Vorlage nicht älter als drei Monate sein. Spätestens nach fünf Jahren ist ein aktuelles Führungszeugnis erneut vorzulegen. Der Vorstand muss also eine Akte anlegen und darauf achten, dass diese Unterlagen, wie die Kassenoder Inventarbücher, an nachfolgende Vorstände weitergegeben werden. Vorlagen für eine solche Dokumentation finden sich auf den Homepages vieler Jugendringe, Diözesanverbände oder weiterer Ebenen. Auf der nachfolgenden Seite ist eine mögliche Vorlage zu einer solchen Dokumentation abgedruckt. Hier noch ein Hinweise für Vorstände: Ausländische Ehrenamtliche können kein erweitertes Führungszeugnis vorlegen, ihre Straftaten werden nicht im Bundeszentralregister erfasst. Von ihnen ist eine Selbstverpflichtungserklärung zu unterzeichnen. Weitere Informationen zur Beantragung des erweiterten Führungszeugnisses finden sich auf der Internetseite der DPSG und auf der Seite des zuständigen Jugendamtes oder Jugendrings. Da dieses Gesetz noch nicht sehr alt ist und teilweise noch daran gearbeitet wird, ist es wichtig, von Zeit zu Zeit nach aktuellen Vorlagen aus seriösen Quellen zu schauen und zu fragen, wenn diese Dokumentation im Stamm angelegt wird.

Beispieldokument zur Dokumentation der Einsichtnahme in erweiterte Führungszeugnisse Ehrenamtlicher des freien Trägers der Jugendhilfe DPSG Stamm _______________ gemäß § 72a SGB VIII Entsprechend dem Bundeskinderschutzgesetz ist zu überprüfen, ob ein Eintrag über eine rechtskräftige Verurteilung wegen einer Straftat nach den §§ 171, 174 bis 174c,

176 bis 180a, 181a, 182 bis 184f, 225, 232 bis 233a, 234, 235 oder 236 des Strafgesetzbuchs vorhanden ist.

Wir weisen darauf hin, dass entsprechend § 72 a SGVIII jede Person von einer Tätigkeit in der Jugendarbeit auszuschließen ist, die entsprechend der oben angeführten Paragrafen rechtmäßig verurteilt ist. Das erweiterte Führungszeugnis darf nicht älter als 3 Monate sein. Eine erneute Einsichtnahme ist nach fünf Jahren vorzunehmen. _________________________ ___________________________ Vorname und Nachname der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters Die/der oben genannte Mitarbeiterin/Mitarbeiter hat ein erweitertes Führungszeugnis zur Einsichtnahme vorgelegt. Das erweiterte Führungszeugnis wurde ausgestellt am: _________________________ Es ist kein Eintrag über eine rechtskräftige Verurteilung wegen einer Straftat nach den §§ 171, 174 bis 174c, 176 bis 180a, 181a, 182 bis 184f, 225, 232 bis 233a, 234, 235 oder 236 des Strafgesetzbuchs vorhanden. Hiermit erkläre ich mich mit der Speicherung der oben angegebenen Daten einverstanden. Gemäß der datenschutzrechtlichen Bestimmungen des § 72a (5) SGB VIII ist eine Weitergabe der Daten nicht gestattet. Die Daten sind spätestens drei Monate nach Beendigung der Tätigkeit für den freien Träger der Jugendhilfe zu löschen. Kommt es zu keiner Mitarbeit sind die Daten unverzüglich zu löschen. ____________________________________ Ort, Datum ____________________________ _________________________________ Unterschrift der für die Einsichtnahme Unterschrift der Mitarbeiterin/des Mitzuständigen Person des Stammes arbeiters